Configurer le check-in (Self ou Scan)
Choisir la méthode de check-in, définir les fenêtres horaires, et ajouter si besoin un formulaire à l'arrivée.
Dans cet article, vous allez configurer la façon dont les participants font leur check-in, décider si le staff a besoin de la Scanner App, et régler les horaires qui définissent quand le check-in s'ouvre et se ferme autour de chaque créneau.
Prérequis
- L'activité possède déjà des dates ou des créneaux configurés. Sinon, consultez Configurer les créneaux : hebdomadaire ou dates spécifiques.
- Si vous prévoyez d'utiliser
SCAN, préparez le flux staff à l'avance. Si besoin, consultez Configurer la Scanner App.
Configuration
Ouvrir Check-in dans Slots
Ouvrez l'activité, allez dans Slots, puis travaillez dans la section Check-in.
Cette zone pilote à la fois l'expérience participant et le processus opérationnel sur place.
Choisir SELF ou SCAN
Utilisez SELF quand les participants doivent scanner eux-mêmes le QR code de l'événement sur place.
Utilisez SCAN quand le staff doit scanner les QR codes des billets avec la Scanner App.
Définir la Fenêtre d'enregistrement anticipé (minutes)
Utilisez ce champ pour décider combien de temps avant le début du créneau les participants peuvent commencer leur check-in.
Par exemple, un workshop peut ouvrir le check-in 15 minutes avant, tandis qu'une animation en libre accès peut l'ouvrir plus tôt pour lisser la file d'attente.
Choisir la règle de fin du check-in
Utilisez Méthode de calcul de la date de fin d'enregistrement pour décider quand le check-in s'arrête :
Date de fin du créneauferme le check-in quand le créneau se terminepersonnalisévous permet de définir uneFenêtre d'enregistrement tardif (minutes)après le début du créneau
L'option personnalisée est utile quand une activité enfants ou une session VIP doit encore accepter un retard raisonnable.
Ajouter un Formulaire d'enregistrement si vous avez des questions à poser à l'arrivée
Activez Formulaire d'enregistrement quand le staff ou les participants doivent répondre à des questions supplémentaires au moment d'arriver.
Ce formulaire est différent du Formulaire de réservation et différent du Formulaire de participation. Il appartient spécifiquement au moment du check-in.
Enregistrer puis répéter le flux du jour J
Enregistrez l'activité, puis testez le même chemin que votre équipe utilisera en production.
Pour SELF, testez le flux QR côté participant. Pour SCAN, testez le flux de scan côté staff dans la Scanner App avant l'ouverture.
Quand utiliser chaque méthode
| Méthode | Idéal pour | Ce qu'il faut prévoir |
|---|---|---|
SELF | Animations en libre accès, événements fluides, ou dispositifs sans hôtes dédiés | Une signalétique claire, un QR visible, et une fenêtre anticipée assez large si des files d'attente sont possibles |
SCAN | Workshops, activités enfants, sessions VIP, ou tout événement où le staff doit vérifier l'arrivée | Des appareils staff, l'accès à la Scanner App, et une répétition opérationnelle avant l'ouverture |
Exemples de timing
| Type d'événement | Exemple de réglage |
|---|---|
| Workshop | 15 minutes d'avance, Date de fin du créneau, sans tolérance tardive |
| Activité enfants | 10 minutes d'avance, personnalisé, 15 minutes de tolérance tardive |
| Session VIP | 30 minutes d'avance, SCAN, et éventuellement un Formulaire d'enregistrement pour les préférences sur place |
Validation
Si les réglages de check-in sont incomplets, la validation le signalera avant publication. Les messages les plus utiles sont :
| Clé de validation | Message | Ce qu'il faut faire |
|---|---|---|
activity.checkin.early_window_negative | L'activité '{{activity_name}}' a une fenêtre d'enregistrement anticipé négative de {{early_minutes}} minutes | Définissez une fenêtre anticipée à 0 ou à une valeur positive. |
activity.checkin.late_window_negative | L'activité '{{activity_name}}' a une fenêtre d'enregistrement tardif négative de {{late_minutes}} minutes | Définissez une fenêtre tardive à 0 ou à une valeur positive. |
activity.checkin.form_template_required | L'activité '{{activity_name}}' nécessite un formulaire d'enregistrement mais aucun modèle n'est sélectionné | Choisissez un modèle dès que le Formulaire d'enregistrement est activé. |
activity.checkin.early_window_large | L'activité '{{activity_name}}' a une fenêtre d'enregistrement anticipé très large de {{early_minutes}} minutes | Vérifiez qu'une fenêtre anticipée aussi large est bien voulue. |
activity.checkin.late_window_missing | L'activité "{{activity_name}}" utilise une méthode de fin de check-in personnalisée mais aucune fenêtre tardive n'est configurée | Ajoutez la fenêtre tardive quand vous utilisez la méthode de fin personnalisée. |
Voir aussi Validation et publication pour le flux complet de publication.
Pour aller plus loin
Configurer la Scanner App
Préparer l'accès, la sécurité, et les appareils du staff pour un check-in en mode Scan.
Utiliser la Scanner App le jour J
Faire fonctionner le flux de scan côté staff pendant l'événement.
Configurer les billets (événements avec réservation et enregistrement)
Comparer le formulaire de check-in avec les réglages effectués au moment de la réservation.
Définir le formulaire de participation pour un événement
Bien distinguer le formulaire de participation des formulaires de réservation et de check-in.
Configurer les billets (événements avec réservation et enregistrement)
Ajouter les types de billets, les capacités, les fenêtres de vente, et le formulaire de réservation des activités réservables.
Configurer les restrictions de réservation
Limiter les participations répétées d'un participant et savoir quand utiliser plutôt les Restrictions génériques du Touchpoint.