Configurer l'Event Host App
Préparer l'application web de check-in du personnel, sécuriser l'accès et briefer l'équipe avant l'ouverture.
Préparez votre personnel à enregistrer les participants et à les accueillir sans accroc le jour J. Vous allez ouvrir l'Event Host App, sécuriser l'accès et briefer les hôtes en charge de l'entrée.
Avant de commencer
- Votre événement utilise le check-in assisté Scan, ou vous voulez que le personnel soit prêt à scanner les tickets participants.
- Vous disposez d'au moins un appareil pour le personnel avec caméra et connexion Internet.
- Vous avez prévu une répétition avec Tester votre événement.
Vous hésitez encore sur la méthode de check-in ?
Consultez Configurer le check-in (Self ou Scan) avant de préparer l'Event Host App.
Étapes
Ouvrir le panneau de l'Event Host App
Vous pouvez atteindre l'Event Host App depuis deux endroits, qui affichent la même chose :
- Depuis les options de partage de l'activité — ouvrez Build, allez dans Touchpoints, puis ouvrez les options de partage de l'activité. Event Host App y figure comme onglet, à côté du lien de partage et du QR code. Ce chemin fonctionne pour toutes les activités, quelle que soit leur méthode de check-in.
- Depuis l'onglet Réservations — la carte Event Host App se trouve au-dessus des onglets, dans la zone des réservations de la campagne, repliée jusqu'à ce que vous l'ouvriez.
Dans les deux cas, c'est là qu'OmniLab regroupe l'URL partagée, le mot de passe et les outils de briefing pour le personnel.
Copier l'URL du scanner
Partagez l'URL du scanner avec les membres du personnel qui géreront les arrivées. L'Event Host App fonctionne dans un navigateur : l'équipe ouvre le lien, sans installer d'application séparée.
Lorsqu'ils ouvrent le lien, les membres du personnel se connectent une seule fois, puis choisissent l'activité qu'ils doivent gérer.
Vérifier ou changer le mot de passe
Sous Protection par mot de passe, un seul mot de passe protège l'URL du scanner partagée. Réservez cet accès aux personnes présentes sur l'événement.
- Si le lien a déjà circulé largement pendant la préparation, changez le mot de passe avant le lancement.
Un seul mot de passe pour toute la campagne
Le mot de passe appartient à la campagne, pas à une activité. Le changer depuis une activité le change pour toutes les activités de la campagne — et pour une Receipt Host App de la même campagne, si vous en utilisez une. OmniLab republie la campagne lorsque vous enregistrez le nouveau mot de passe : le personnel déjà connecté sur un appareil se le voit redemander. Changez-le entre deux rotations, pas en pleine affluence.
Télécharger le PDF d'instructions
Sélectionnez Générer les instructions PDF, puis Télécharger les instructions PDF (Event Host App). La fiche est conçue pour être remise à du personnel qui n'a jamais utilisé l'application : elle nomme l'application en tête, liste les étapes Comment ça marche, porte l'URL du scanner en texte et en QR code à scanner, et imprime le mot de passe avec la mention qu'il est demandé à la première ouverture de l'application sur un appareil.
Le pied de page nomme l'application et la campagne, et porte la référence interne de la campagne — une fiche imprimée retrouvée dans un tiroir peut ainsi être rattachée à l'événement auquel elle appartient. Cela aide surtout les équipes en rotation ou les hôtes externes.
La fiche couvre la campagne, pas une activité
Le PDF ne nomme aucune activité, car l'application n'en a pas besoin : la même URL et le même mot de passe servent toutes les activités de la campagne, et le personnel choisit l'activité après s'être connecté. Une seule fiche imprimée suffit pour tout l'événement.
Tester chaque appareil du personnel
Ouvrez l'Event Host App sur chaque smartphone ou tablette qui sera utilisé le jour J, saisissez le mot de passe, puis réalisez un vrai scan pendant la répétition. Vérifiez que la caméra fonctionne bien, que le réseau est stable et que le résultat du check-in remonte immédiatement.
Ce que le personnel peut faire après connexion
| Parcours hôte | Quand l'utiliser | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Scanner le code QR | Flux d'arrivée standard | Scanner le ticket du participant et l'enregistrer en temps réel |
| Trouver par email | Le participant ne peut pas ouvrir son QR code de ticket | Retrouver la réservation à partir de l'adresse email |
| Trouver par créneau | La file d'attente est organisée par session | Parcourir les réservations d'un créneau donné |
| Disponibilité des créneaux | L'équipe a besoin d'une vue capacité | Vérifier quels créneaux gardent de la place par type de billet |
Pour les arrivées du quotidien, utilisez Scanner le code QR et gardez les trois autres pour les cas où le scan ne suffit pas.
Choisir le bon appareil pour scanner
L'Event Host App fonctionne dans le navigateur sur smartphone comme sur tablette. Pour un scan continu à l'accueil, la plupart des équipes préfèrent des smartphones récents, plus rapides à positionner devant les QR codes des tickets.
Exemple d'organisation de l'équipe
Pour un atelier familial du samedi, briefez deux membres du personnel la veille du lancement. La première personne scanne les QR codes des tickets à l'entrée. La seconde utilise Trouver par email pour les participants qui ne retrouvent pas leur ticket et passe sur Trouver par créneau lorsque l'embarquement de la session suivante commence. Comme le check-in se met à jour en temps réel, les deux personnes voient immédiatement le dernier statut participant.