Tester votre événement
Réaliser une répétition contrôlée de la réservation et du check-in avant de promouvoir l'événement.
Dans cet article, vous allez réaliser un test interne de bout en bout du parcours participant, des outils de check-in côté personnel et des supports de lancement que vous prévoyez d'utiliser le jour J.
Testez avant la promotion publique
Certaines vérifications n'ont de valeur que sur le vrai point d'entrée participant, notamment le QR code du ticket et la Scanner App. Si nécessaire, publiez d'abord pour un public interne contrôlé, puis testez avant de diffuser l'événement plus largement.
Prérequis
- Votre événement est suffisamment prêt pour passer la validation et être testé en interne.
- Vous avez un appareil pour le personnel avec la Scanner App et un appareil participant pour le parcours public.
- Vous savez si l'activité utilise le check-in en mode Self, en mode Scan, ou un mélange des deux sur différentes activités de la campagne.
Réaliser une répétition de bout en bout
Créer une réservation interne
Utilisez le même point d'entrée que celui que vous comptez promouvoir après le lancement : l'URL directe de l'événement, un QR code sur site ou le lien de la page d'accueil. Effectuez une vraie réservation avec une adresse email interne afin de suivre tout le parcours participant.
Vérifier la confirmation côté participant
Vérifiez que le participant reçoit bien l'email attendu, peut ouvrir la confirmation de réservation et accéder au support final que vous comptez utiliser le jour J.
Si votre configuration inclut un fichier ticket ou un PDF, ouvrez aussi ce support exact. Le QR code présenté au personnel doit correspondre à la réservation que vous venez de créer.
Parcourir le bon scénario de check-in
Testez l'état participant correspondant à votre configuration, puis confirmez le parcours côté personnel dans la Scanner App.
Ouvrez le parcours participant pendant la fenêtre active de check-in et confirmez que le participant peut terminer son check-in correctement.
Testez aussi les états liés au timing :
- avant l'ouverture de la fenêtre, le participant doit voir le compte à rebours
- pendant la fenêtre, le participant doit pouvoir terminer son check-in
- après la fenêtre, le participant doit voir l'état indiquant que le check-in est terminé
Ouvrez le ticket côté participant et vérifiez que le participant voit bien le QR code du ticket ainsi que l'option Ajouter au calendrier lorsqu'elle est prévue dans l'expérience.
Ouvrez ensuite la Scanner App sur un appareil du personnel, connectez-vous, choisissez l'activité, puis testez les principaux parcours hôte :
Scanner le code QRTrouver par emailTrouver par créneauDisponibilité des créneaux
Lorsque le scan réussit, confirmez que l'état participant passe de l'attente du scan à l'état enregistré.
Tester les fenêtres d'arrivée tôt / tard
Utilisez un créneau dont vous connaissez l'heure de début et comparez le comportement visible avec vos réglages de check-in.
Exemple : si un créneau commence à 14:00, que la fenêtre d'arrivée anticipée est de 15 minutes et que la fenêtre tardive est de 10 minutes, le participant ou le personnel doit pouvoir effectuer le check-in de 13:45 à 14:10, mais pas avant ni après.
Relire les notifications
Relisez chaque message reçu pendant la répétition, en particulier les confirmations de réservation, rappels et annulations lorsque ces flux sont activés.
Vérifiez que les dates, horaires, informations de lieu, liens et formulations de marque sont corrects, et que le participant comprend quoi faire ensuite sans explication complémentaire de votre équipe.
Ce qui doit être validé avant le lancement
Avant l'ouverture au public, votre répétition interne doit confirmer les points suivants :
- le point d'entrée public ouvre bien l'activité attendue
- la confirmation de réservation correspond au créneau choisi et aux informations du participant
- le QR code participant fonctionne depuis l'appareil ou le fichier réellement utilisé sur site
- la fenêtre de check-in se comporte correctement avant, pendant et après le créneau
- la Scanner App permet bien le scan, la recherche par email et les contrôles liés aux créneaux côté personnel
- le contenu des notifications est clair, exact et cohérent avec votre marque
Pour aller plus loin
Validation et publication
Lever les blocages et relire les avertissements avant le lancement.
Configurer la Scanner App
Préparer l'application web de check-in du personnel avant l'ouverture.
Télécharger les QR codes (événement + créneau d'activité)
Préparer les QR codes participants que vous utiliserez sur site.