Configurer la Scanner App
Préparer l'application web de check-in du personnel, sécuriser l'accès et briefer l'équipe avant l'ouverture.
Préparez votre personnel à enregistrer les participants et à les accueillir sans accroc le jour J. Vous allez ouvrir la Scanner App, sécuriser l'accès et briefer les hôtes en charge de l'entrée.
Avant de commencer
- Votre événement utilise le check-in assisté Scan, ou vous voulez que le personnel soit prêt à scanner les tickets participants.
- Vous disposez d'au moins un appareil pour le personnel avec caméra et connexion Internet.
- Vous avez prévu une répétition avec Tester votre événement.
Vous hésitez encore sur la méthode de check-in ?
Consultez Configurer le check-in (Self ou Scan) avant de préparer la Scanner App.
Étapes
Ouvrir le panneau de la Scanner App
Dans la zone des réservations de l'activité, ouvrez la section Application de scan d'enregistrement. C'est là qu'OmniLab regroupe l'URL partagée, le mot de passe et les outils de briefing pour le personnel.
Copier l'URL du scanner
Partagez l'URL du scanner avec les membres du personnel qui géreront les arrivées. La Scanner App fonctionne dans un navigateur : l'équipe ouvre le lien, sans installer d'application séparée.
Lorsqu'ils ouvrent le lien, les membres du personnel se connectent une seule fois, puis choisissent l'activité qu'ils doivent gérer.
Vérifier ou changer le mot de passe
Un seul mot de passe au niveau de la campagne protège l'URL du scanner partagée. Réservez cet accès aux personnes présentes sur l'événement.
- Si le lien a déjà circulé largement pendant la préparation, changez le mot de passe avant le lancement.
Télécharger le PDF d'instructions
Générez le PDF lorsque vous voulez un document unique qui regroupe l'URL du scanner, un raccourci QR et le mot de passe. Cela aide surtout les équipes en rotation ou les hôtes externes.
Tester chaque appareil du personnel
Ouvrez la Scanner App sur chaque smartphone ou tablette qui sera utilisé le jour J, saisissez le mot de passe, puis réalisez un vrai scan pendant la répétition. Vérifiez que la caméra fonctionne bien, que le réseau est stable et que le résultat du check-in remonte immédiatement.
Ce que le personnel peut faire après connexion
| Parcours hôte | Quand l'utiliser | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Scanner le code QR | Flux d'arrivée standard | Scanner le ticket du participant et l'enregistrer en temps réel |
| Trouver par email | Le participant ne peut pas ouvrir son QR code de ticket | Retrouver la réservation à partir de l'adresse email |
| Trouver par créneau | La file d'attente est organisée par session | Parcourir les réservations d'un créneau donné |
| Disponibilité des créneaux | L'équipe a besoin d'une vue capacité | Vérifier quels créneaux gardent de la place par type de billet |
Pour les arrivées du quotidien, utilisez Scanner le code QR et gardez les trois autres pour les cas où le scan ne suffit pas.
Choisir le bon appareil pour scanner
La Scanner App fonctionne dans le navigateur sur smartphone comme sur tablette. Pour un scan continu à l'accueil, la plupart des équipes préfèrent des smartphones récents, plus rapides à positionner devant les QR codes des tickets.
Exemple d'organisation de l'équipe
Pour un atelier familial du samedi, briefez deux membres du personnel la veille du lancement. La première personne scanne les QR codes des tickets à l'entrée. La seconde utilise Trouver par email pour les participants qui ne retrouvent pas leur ticket et passe sur Trouver par créneau lorsque l'embarquement de la session suivante commence. Comme le check-in se met à jour en temps réel, les deux personnes voient immédiatement le dernier statut participant.
Pour aller plus loin
Tester votre événement
Répéter les parcours participant et personnel avant l'ouverture au public.
Télécharger les QR codes (événement + créneau d'activité)
Préparer les QR codes côté participant et côté personnel pour le lancement.
Validation et publication
Lever les blocages avant de confier la Scanner App à l'équipe en condition réelle.