Qu'est-ce qu'Events ?
Comprendre ce que permet Events, quand l'utiliser, et comment le type d'événement et la méthode d'enregistrement façonnent le parcours participant.
Dans cet article, vous allez comprendre ce qu'est Events dans OmniLab, comment cette app apparaît dans Studio, et comment Enregistrement uniquement, Réservation et Enregistrement, Self et Scan créent des parcours participants différents.
Ce qu'est Events
Events est l'app OmniLab conçue pour les activités planifiées. Utilisez-la quand les participants doivent venir à un horaire précis, quand la capacité doit être maîtrisée, ou quand l'équipe sur place a besoin d'un moyen fiable de confirmer la présence.
Les cas d'usage les plus courants sont les ateliers, rencontres, activités enfants, démonstrations animées, photocalls, consultations, et toute expérience où la participation doit être planifiée ou vérifiée.
Dans Studio, le point de contact visible est Activité. Après avoir ajouté une Activité, vous choisissez son fonctionnement dans les paramètres : Enregistrement uniquement ou Réservation et Enregistrement, puis Self ou Scan pour la méthode d'enregistrement.
Ce qu'Events permet de faire
Events combine le parcours participant avec les outils d'exploitation utilisés le jour J. En pratique, les équipes l'utilisent pour :
| Fonctionnalité | Ce que cela permet concrètement | Exemple |
|---|---|---|
| Des créneaux flexibles | Proposer des sessions hebdomadaires récurrentes ou des dates ponctuelles. | Une consultation beauté chaque samedi, ou une masterclass le jour du lancement. |
| Maîtriser la fréquentation | Limiter le nombre de participants par créneau. | Bloquer chaque atelier à 20 visiteurs. |
| Capturer les inscriptions | Permettre aux participants de réserver à l'avance quand la réservation est activée. | Demander aux familles de réserver une place pour un atelier créatif. |
| Gérer l'enregistrement avec la Scanner App | Donner au personnel un outil clair pour valider chaque arrivée. | Un hôte scanne chaque invité à l'entrée d'un espace VIP. |
| Récompenser la participation | Relier la présence à des badges, récompenses, ou résultats de campagne. | Attribuer un badge après l'enregistrement sur place. |
Quand c'est nécessaire, vous pouvez aussi proposer plusieurs types de billets, par exemple adulte et enfant, ou standard et VIP.
Les deux types d'événement
Règle simple
Si les participants doivent réserver avant de venir, commencez par Réservation et Enregistrement. S'ils peuvent simplement se présenter sur place, partez sur Enregistrement uniquement.
| Type d'événement | Idéal pour | Ce que vit le participant |
|---|---|---|
Enregistrement uniquement | Les activations en libre accès, les expériences ouvertes, et les premiers déploiements plus simples. | Le participant ouvre l'activité, attend l'ouverture de la fenêtre d'enregistrement, puis confirme sa présence sans réserver à l'avance. |
Réservation et Enregistrement | Les sessions à capacité limitée, les expériences ticketées, et les visites sur rendez-vous. | Le participant choisit un type de billet, réserve un créneau, reçoit une confirmation, puis s'enregistre le jour J. |
Enregistrement uniquement est généralement le meilleur premier parcours, car il supprime la configuration des billets et la réservation préalable. Vous pouvez tout de même limiter la capacité quand vous devez contrôler le nombre de participants par créneau.
Les deux méthodes d'enregistrement
La méthode d'enregistrement détermine comment la présence est confirmée une fois le participant sur place. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre avec les deux types d'événement.
| Méthode d'enregistrement | Ce que fait le participant | Ce que fait le personnel | Idéal pour |
|---|---|---|---|
Self | Le participant ouvre l'activité sur son propre téléphone et s'enregistre lui-même quand la fenêtre est ouverte. | Le personnel supervise surtout la zone, sans devoir scanner chaque arrivée. | Les arrivées fluides, les zones à fort trafic, et les premiers tests. |
Scan | Le participant présente sur son téléphone un QR code issu du parcours événement. | Le personnel utilise la Scanner App pour scanner le code et confirmer l'arrivée. | Les entrées contrôlées, les desks animés, les événements VIP, et les parcours où chaque arrivée doit être validée. |
Comment le parcours participant change
| Configuration | Ce qui se passe pour le participant | Exemple |
|---|---|---|
Enregistrement uniquement + Self | Le participant ouvre l'activité, s'identifie si nécessaire, puis lance lui-même l'enregistrement quand la fenêtre s'ouvre. | Un photocall en libre accès. |
Enregistrement uniquement + Scan | Le participant suit le parcours de l'activité, affiche le QR code fourni, puis le présente au personnel à l'arrivée. | Une animation de marque avec accueil par une équipe. |
Réservation et Enregistrement + Self | Le participant choisit un billet, réserve un créneau, puis revient plus tard pour s'enregistrer lui-même. | Une session bien-être à horaire fixe. |
Réservation et Enregistrement + Scan | Le participant réserve à l'avance, puis montre son QR code de réservation pour être scanné à l'entrée. | Un atelier assis ou une rencontre VIP. |
Quand choisir Events
Choisissez Events si au moins l'un de ces besoins existe :
- l'activité se déroule sur des créneaux précis ;
- vous avez besoin de gérer la capacité ou de suivre la présence ;
- les participants doivent réserver ou recevoir des billets ;
- l'équipe terrain a besoin d'un parcours d'enregistrement structuré ;
- vous voulez analyser les réservations, les enregistrements, et les absences.
Si l'expérience n'a pas besoin de créneaux, de réservation, ou de gestion de présence, un type de point de contact plus simple sera souvent plus rapide à lancer.